Speech into Text

பேசுவதன் மூலம் மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் அறிக்கைகளை வேகமாக எழுதுதல்

வெளியிடப்பட்டது: அக்டோபர் 6, 2026

தொழில்முறை எழுத்து வேலை நாளின் ஆச்சரியமான பங்கை எடுத்துக்கொள்கிறது. பின்தொடர்தல் மின்னஞ்சல்கள், நிலை புதுப்பிப்புகள், சந்திப்பு சுருக்கங்கள், திட்ட அறிக்கைகள் மற்றும் குறுகிய முன்மொழிவுகள் அனைத்தும் தெளிவாகவும் விரைவாகவும் எழுதப்பட வேண்டும். இந்த ஆவணங்களில் பல ஒத்த வடிவங்களைப் பின்பற்றுகின்றன, மேலும் அவற்றில் பல தட்டச்சு செய்வதை விட பேசுவதற்கு எளிதான சில யோசனைகளுடன் தொடங்குகின்றன. எதையும் அனுப்பும் முன் முடிவைச் சரிபார்ப்பதற்கான எளிய செயல்முறையை நீங்கள் உருவாக்கும் வரை, டிக்டேஷன் இந்த வேலையை கணிசமாக துரிதப்படுத்தும்.

மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் அறிக்கைகளை எவ்வாறு கட்டளையிடுவது என்பதை இந்தக் கட்டுரை காட்டுகிறது Speech into Text, உங்கள் பேச்சை எவ்வாறு கட்டமைப்பது, அதனால் முடிவை எளிதாகத் திருத்தலாம் மற்றும் நீங்கள் அனுப்பும் முன் பெயர்கள், புள்ளிவிவரங்கள் மற்றும் தொனியை எவ்வாறு சரிபார்க்கலாம். நீங்கள் ஆங்கிலத்தில் எழுதினாலும் அல்லது ஆதரிக்கப்படும் வேறு மொழியில் எழுதினாலும் இந்த அறிவுரை பொருந்தும்.

தொழில்முறை எழுத்துக்கு பேசுவது ஏன் நன்றாக வேலை செய்கிறது

மேசையில் உள்ள சக ஊழியருக்கு நீங்கள் எதையாவது விளக்கும்போது, ​​நீங்கள் வழக்கமாக முக்கிய புள்ளியுடன் தொடங்கி, சூழலைச் சேர்த்து, அடுத்த படியுடன் முடிக்க வேண்டும். ஒரு நல்ல மின்னஞ்சலுக்கு அல்லது அறிக்கைக்கு தேவையானது அந்த இயல்பான ஒழுங்கு. ஒவ்வொரு வார்த்தையையும் தட்டச்சு செய்யும் உராய்வு இல்லாமல் அந்த வரிசையைப் பிடிக்க டிக்டேஷன் உங்களை அனுமதிக்கிறது, இது பெரும்பாலும் தெளிவான மற்றும் நேரடியான எழுத்துக்கு வழிவகுக்கும்.

நீங்கள் எழுதும் போது அதிகமாக எடிட்டிங் செய்யும் பொதுவான பொறியைத் தவிர்க்கவும் பேசுவது உதவுகிறது. நீங்கள் தட்டச்சு செய்யும் போது, ​​ஒவ்வொரு வாக்கியத்தையும் நீக்கிவிட்டு மீண்டும் எழுதத் தூண்டுகிறது. நீங்கள் பேசும் போது, ​​நீங்கள் நகர்ந்து கொண்டே இருப்பீர்கள், மேலும் முக்கிய உள்ளடக்கம் முடிந்ததும் உரையை மெருகூட்ட நீங்கள் மீண்டும் வருவீர்கள்.

முக்கிய செய்தியுடன் தொடங்கவும்

மைக்ரோஃபோன் பொத்தானை அழுத்துவதற்கு முன், வாசகர் என்ன தெரிந்து கொள்ள வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிக்கவும். மின்னஞ்சலுக்கு, அது பொதுவாக கோரிக்கை, முடிவு அல்லது பதில். நிலைப் புதுப்பிப்புக்கு, இது திட்டத்தின் தற்போதைய நிலை மற்றும் ஏதேனும் ஆபத்துகள். ஒரு அறிக்கைக்கு, இது முடிவு அல்லது பரிந்துரை. இந்த ஒரு வாக்கியத்தை எழுதுங்கள் அல்லது அதை உங்கள் மனதில் பிடித்துக் கொள்ளுங்கள், பின்னர் அதனுடன் பேசத் தொடங்குங்கள்.

பிரதான செய்தியை முதலில் இரண்டு அல்லது மூன்று வாக்கியங்களில் பேசுங்கள். இது மீதமுள்ள உரைக்கு தெளிவான நங்கூரத்தை அளிக்கிறது. நீங்கள் ஒரு சில வாக்கியங்களில் புள்ளியை விளக்க முடியாது என்றால், நீங்கள் ஆணையிடும் முன் நீங்கள் இன்னும் யோசிக்க வேண்டும்.

சூழல் மற்றும் விவரங்களைச் சேர்க்கவும்

முக்கிய செய்திக்குப் பிறகு, வாசகர் புரிந்து கொள்ள வேண்டிய சூழலைச் சேர்க்கவும். கோரிக்கை ஏன் முக்கியமானது, முன்பு என்ன நடந்தது மற்றும் என்ன விருப்பங்கள் உள்ளன என்பதை விளக்குங்கள். ஒவ்வொரு புள்ளியையும் அதன் சொந்த குறுகிய பகுதியில் வைத்து, புள்ளிகளுக்கு இடையில் இடைநிறுத்தவும். இடைநிறுத்தங்கள் கட்டளையிடப்பட்ட உரையை பின்னர் பத்திகளாகப் பிரிக்க எளிதாக்கும்.

எண்கள், தேதிகள் அல்லது காலக்கெடுவை நீங்கள் சேர்க்கும்போது, ​​அவற்றை மெதுவாகவும் தெளிவாகவும் பேசுங்கள். எண்கள் அங்கீகாரப் பிழைகளின் பொதுவான ஆதாரங்களில் ஒன்றாகும், எனவே இவை முதலில் சரிபார்க்க வேண்டியவை.

வாழ்த்துக்கள், கையொப்பங்கள் மற்றும் நிலையான சொற்றொடர்கள்

வாழ்த்துகள் மற்றும் கையொப்பங்கள் பெரும்பாலும் ஒரு மின்னஞ்சலில் இருந்து அடுத்த மின்னஞ்சலுக்கு ஒரே மாதிரியாக இருக்கும், எனவே அவை டிக்டேஷன் செய்வதற்கான சிறந்த வேட்பாளர். உங்கள் வரைவின் தொடக்கத்திலும் முடிவிலும் அவற்றைப் பேசவும், பின்னர் பெறுநருக்குத் தேவையான மாற்றங்களைத் தட்டச்சு செய்யவும். நீங்கள் அடிக்கடி ஒரே சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்தினால், அவற்றைப் பயிற்சி செய்யுங்கள், இதனால் அவை இயற்கையாகவே வெளிவரும்.

உங்கள் பொறுமைக்கு நன்றி போன்ற நிலையான சொற்றொடர்கள் அல்லது உங்களிடம் ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் எனக்கு தெரியப்படுத்தவும். பின்னர் வார்த்தைகளை சரிபார்க்கவும், ஏனெனில் அங்கீகாரம் ஒரு சொற்றொடரை சிறிது மாற்றலாம், உதாரணமாக கமாவை முழு நிறுத்தமாக மாற்றுவது அல்லது சுருக்கத்தை மாற்றுவது.

நிறுத்தற்குறிகள் மற்றும் பத்திகள்

பேச்சு அங்கீகாரம் பொதுவாக உங்கள் இடைநிறுத்தங்கள் மற்றும் ஒலியின் அடிப்படையில் நிறுத்தற்குறிகளைச் சேர்க்கிறது, ஆனால் அது சரியானதல்ல. டிக்டேஷனுக்குப் பிறகு காற்புள்ளிகள், முழு நிறுத்தங்கள் மற்றும் கேள்விக்குறிகளை சரிசெய்ய திட்டமிடுங்கள். ஒவ்வொரு பத்தியையும் ஒரு அலகாகப் பேசி, முடிவில் தெளிவாக இடைநிறுத்தி, அடுத்த பத்தியைத் தொடங்குவது பயனுள்ள பழக்கம். இது வேலை செய்ய இயற்கையான பத்தி இடைவெளிகளை உங்களுக்கு வழங்குகிறது.

பட்டியல்களுக்கு, ஒவ்வொரு உருப்படியையும் ஒரு சிறிய சொற்றொடராகப் பேசி அவற்றுக்கிடையே இடைநிறுத்தவும். நீங்கள் தோட்டாக்கள் அல்லது எண்களை நீங்களே தட்டச்சு செய்யலாம். ஒரு நீண்ட வாக்கியமாக கட்டளையிடப்பட்ட பட்டியல்கள் படிக்க கடினமாகவும் திருத்த கடினமாகவும் இருக்கும்.

அனுப்புவதற்கு முன் சரிபார்க்கிறேன்

கட்டளையிடப்பட்ட தொழில்முறை எழுத்தில் மிக முக்கியமான படி மதிப்பாய்வு ஆகும். முழு உரையையும் ஒருமுறை மெதுவாகப் படியுங்கள். ஒவ்வொரு பெயர், வேலை தலைப்பு மற்றும் நிறுவனத்தின் பெயரை சரிபார்க்கவும், ஏனெனில் இவை பெரும்பாலும் தவறாக அங்கீகரிக்கப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு எண், தேதி மற்றும் தொகையை சரிபார்க்கவும். டோன் பெறுபவருக்கும் சூழ்நிலைக்கும் பொருந்துகிறதா என்று சரிபார்க்கவும். தெளிவான ஆனால் மிகவும் சாதாரணமான அல்லது மிகவும் சாதாரணமான ஒரு செய்தி, பணிபுரியும் உறவை சேதப்படுத்தும்.

மின்னஞ்சலை உரக்கப் படியுங்கள். உரையைக் கேட்பது, திரையில் எளிதில் கவனிக்க முடியாத சொற்கள் மற்றும் விடுபட்ட சொற்களை அடிக்கடி வெளிப்படுத்துகிறது. சத்தமாக வாசிக்கும்போது ஒரு வாக்கியம் இயற்கைக்கு மாறானதாக இருந்தால், அதை மீண்டும் எழுதவும்.

அறிக்கைகள் மற்றும் நீண்ட ஆவணங்கள்

அறிக்கைகளுக்கு, எளிமையான கட்டமைப்பைப் பயன்படுத்தவும். ஒவ்வொரு பிரிவையும் தனித்தனியாகக் கட்டளையிடவும்: நோக்கம், பின்னணி, கண்டுபிடிப்புகள், பரிந்துரைகள் மற்றும் அடுத்த படிகள். ஒவ்வொரு பிரிவிற்கும் தெளிவான தலைப்பைப் பயன்படுத்தவும், டிக்டேஷனுக்குப் பிறகு தட்டச்சு செய்து, மற்ற பகுதிகளுக்கு இடையூறு இல்லாமல் பகுதிகளை நகர்த்தலாம், நீக்கலாம் அல்லது மீண்டும் எழுதலாம். ஒவ்வொரு டிக்டேஷன் அமர்வையும் ஒரு பிரிவு அல்லது ஒரு தலைப்பில் வைத்திருங்கள். இது அங்கீகாரத்தை துல்லியமாகவும் மதிப்பாய்வை நிர்வகிக்கக்கூடியதாகவும் வைத்திருக்கிறது.

அறிக்கையானது தொழில்நுட்பச் சொற்கள், தயாரிப்புப் பெயர்கள் அல்லது சுருக்கங்களை உள்ளடக்கியிருந்தால், அவற்றைத் தொடங்கும் முன் தனிப்பயன் அகராதியில் சேர்க்கவும். இது, குறிப்பாக பல மாதங்களுக்கு மீண்டும் பயன்படுத்தப்படும் ஆவணங்களில் திருத்தும் நேரத்தை மிச்சப்படுத்தும்.

ஒரு குழுவுடன் பணிபுரிதல்

உங்கள் குழு பகிரப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டைப் பயன்படுத்தினால், ஒவ்வொரு முறையும் புதிதாகத் தொடங்குவதை விட டெம்ப்ளேட்டில் உள்ளடக்கத்தை கட்டளையிடவும். டெம்ப்ளேட் கட்டமைப்பை சீராக வைத்திருக்கிறது, மேலும் டிக்டேஷன் விவரங்களை வழங்குகிறது. சந்திப்புச் சுருக்கங்களுக்கு, சந்திப்பு முடிந்த உடனேயே முடிவுகள் மற்றும் செயல்கள் உங்கள் நினைவகத்தில் தெளிவாக இருக்கும்போதே அவற்றைக் கட்டளையிடவும்.

கருத்துகளுக்கான வரைவை நீங்கள் பகிர வேண்டும் என்றால், உரையை எளிய வடிவத்தில் வைத்து, உள்ளடக்கம் ஒப்புக்கொள்ளப்படும் வரை கனமான வடிவமைப்பைத் தவிர்க்கவும். இறுதிப் பதிப்பு தயாரானவுடன் வடிவமைப்பைச் சேர்க்கலாம்.

ஒரு நடைமுறை பணிப்பாய்வு

பல நிபுணர்களுக்கு நன்றாக வேலை செய்யும் ஒரு பணிப்பாய்வு இங்கே உள்ளது. முக்கிய செய்தியைத் தீர்மானிக்கவும். உடலை குறுகிய பகுதிகளாகக் கட்டளையிடவும். வாழ்த்துக்கள் மற்றும் உள்நுழைவுகளைச் சேர்க்கவும். துல்லியத்திற்காக உரையை ஒரு முறை படிக்கவும். சரியான பெயர்கள், எண்கள் மற்றும் தேதிகள். தொனிக்காக அதை உரக்கப் படியுங்கள். உங்கள் மின்னஞ்சல் கிளையண்ட் அல்லது ஆவணத்தில் உரையை நகலெடுத்து, அனுப்பும் முன் இறுதிச் சரிபார்ப்பைச் செய்யவும். ஒவ்வொரு அடிக்கும் ஒரு சில நிமிடங்கள் மட்டுமே ஆகும், மேலும் முழு செயல்முறையும் பொதுவாக அதே செய்தியை புதிதாக தட்டச்சு செய்வதை விட மிக வேகமாக இருக்கும்.

சுருக்கம்

நீங்கள் முக்கிய செய்தியுடன் தொடங்கும் போது, ​​குறுகிய பிரிவுகளில் பேசும் போது, ​​மற்றும் நீங்கள் அனுப்பும் முன் பெயர்கள், புள்ளிவிவரங்கள் மற்றும் தொனியை சரிபார்க்கும் போது டிக்டேஷன் தொழில்முறை எழுத்தை வேகமாக்குகிறது. மின்னஞ்சல்கள், நிலை புதுப்பிப்புகள், சந்திப்பு சுருக்கங்கள் மற்றும் அறிக்கைகளுக்கு இது நன்றாக வேலை செய்கிறது. மதிப்பாய்வு படி அவசியம், எனவே ஒவ்வொரு அமர்விலும் அதை உருவாக்கவும்.

உங்கள் அடுத்த மின்னஞ்சலில் இதை முயற்சிக்க, உரை கருவிக்கு பேச்சைத் திறக்கவும் முதலில் முக்கிய செய்தியைக் கட்டளையிடவும், பின்னர் விவரங்களைச் சேர்க்கவும்.