Speech into Text

ਬੋਲ ਕੇ ਈਮੇਲਾਂ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲਿਖਣਾ

ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ: ਅਕਤੂਬਰ 6, 2026

ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਲਿਖਤੀ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨ ਦਾ ਇੱਕ ਹੈਰਾਨੀਜਨਕ ਹਿੱਸਾ ਲੈਂਦਾ ਹੈ। ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਈਮੇਲਾਂ, ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ, ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਸਾਰ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਅਤੇ ਛੋਟੀਆਂ ਤਜਵੀਜ਼ਾਂ ਸਭ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲਿਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਪੈਟਰਨਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਕੁਝ ਅਜਿਹੇ ਵਿਚਾਰਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਬੋਲਣਾ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਡਿਕਸ਼ਨ ਇਸ ਕੰਮ ਨੂੰ ਕਾਫ਼ੀ ਤੇਜ਼ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਵੀ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਤੀਜੇ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ।

ਇਹ ਲੇਖ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਈਮੇਲਾਂ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਨਿਰਦੇਸ਼ਿਤ ਕਰਨਾ ਹੈ Speech into Text, ਆਪਣੀ ਬੋਲੀ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਢਾਂਚਾ ਕਰਨਾ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਨਤੀਜਾ ਸੰਪਾਦਿਤ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ, ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਾਮ, ਅੰਕੜੇ ਅਤੇ ਟੋਨ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ। ਇਹ ਸਲਾਹ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਅੰਗਰੇਜ਼ੀ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਸਮਰਥਿਤ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਲਿਖਦੇ ਹੋ।

ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਲਿਖਣ ਲਈ ਬੋਲਣਾ ਵਧੀਆ ਕਿਉਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਡੈਸਕ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਸਹਿਕਰਮੀ ਨੂੰ ਕੁਝ ਸਮਝਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੁੱਖ ਬਿੰਦੂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਸੰਦਰਭ ਜੋੜਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਪੜਾਅ ਨਾਲ ਸਮਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਕੁਦਰਤੀ ਕ੍ਰਮ ਬਿਲਕੁਲ ਉਹੀ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਰਿਪੋਰਟ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਡਿਕਸ਼ਨ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹਰ ਸ਼ਬਦ ਨੂੰ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਦੀ ਰਗੜ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਉਸ ਕ੍ਰਮ ਨੂੰ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਅਕਸਰ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਸਿੱਧੀ ਲਿਖਤ ਵੱਲ ਲੈ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਬੋਲਣ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ ਓਵਰ-ਐਡੀਟਿੰਗ ਦੇ ਆਮ ਜਾਲ ਤੋਂ ਬਚਣ ਵਿੱਚ ਵੀ ਮਦਦ ਮਿਲਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਟਾਈਪ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਹਰ ਵਾਕ ਨੂੰ ਮਿਟਾਉਣਾ ਅਤੇ ਦੁਬਾਰਾ ਲਿਖਣਾ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਪਰਤੱਖ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਬੋਲਦੇ ਹੋ, ਤੁਸੀਂ ਅੱਗੇ ਵਧਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਮੁੱਖ ਸਮੱਗਰੀ ਪੂਰੀ ਹੋਣ 'ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਪਾਲਿਸ਼ ਕਰਨ ਲਈ ਵਾਪਸ ਆਉਂਦੇ ਹੋ।

ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ

ਮਾਈਕ੍ਰੋਫ਼ੋਨ ਬਟਨ ਦਬਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਕੀ ਜਾਣਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਲਈ, ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੇਨਤੀ, ਫੈਸਲਾ, ਜਾਂ ਜਵਾਬ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ ਲਈ, ਇਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਜੋਖਮ ਹੈ। ਇੱਕ ਰਿਪੋਰਟ ਲਈ, ਇਹ ਸਿੱਟਾ ਜਾਂ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਹੈ। ਇਸ ਇੱਕ ਵਾਕ ਨੂੰ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੋ ਜਾਂ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਮਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ, ਫਿਰ ਇਸ ਨਾਲ ਬੋਲਣਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ।

ਪਹਿਲਾਂ ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਦੋ ਜਾਂ ਤਿੰਨ ਵਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਬੋਲੋ। ਇਹ ਬਾਕੀ ਪਾਠ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਐਂਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਵਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਬਿੰਦੂ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੁਕਮ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੋਰ ਸੋਚਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਸੰਦਰਭ ਅਤੇ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ

ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦਾ ਸੰਦਰਭ ਜੋੜੋ। ਦੱਸੋ ਕਿ ਬੇਨਤੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਉਂ ਹੈ, ਪਹਿਲਾਂ ਕੀ ਹੋਇਆ ਸੀ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਵਿਕਲਪ ਉਪਲਬਧ ਹਨ। ਹਰੇਕ ਬਿੰਦੂ ਨੂੰ ਭਾਸ਼ਣ ਦੇ ਆਪਣੇ ਛੋਟੇ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਬਿੰਦੂਆਂ ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਵਿਰਾਮ ਕਰੋ। ਰੁਕੇ ਹੋਏ ਪਾਠ ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪੈਰਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗਾ।

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਨੰਬਰ, ਮਿਤੀਆਂ ਜਾਂ ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਹੌਲੀ-ਹੌਲੀ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੋਲੋ। ਨੰਬਰ ਪਛਾਣ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਸਰੋਤਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹਨ, ਇਸਲਈ ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹਨ।

ਨਮਸਕਾਰ, ਸਾਈਨ-ਆਫ, ਅਤੇ ਮਿਆਰੀ ਵਾਕਾਂਸ਼

ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸਾਈਨ-ਆਫ ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਤੋਂ ਦੂਜੀ ਤੱਕ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਇਸਲਈ ਉਹ ਡਿਕਸ਼ਨ ਲਈ ਇੱਕ ਚੰਗੇ ਉਮੀਦਵਾਰ ਹਨ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਡਰਾਫਟ ਦੇ ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਬੋਲੋ, ਫਿਰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਲੋੜੀਂਦੀਆਂ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਟਾਈਪ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਹੀ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਅਕਸਰ ਵਰਤਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਅਭਿਆਸ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹ ਕੁਦਰਤੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬਾਹਰ ਆ ਜਾਣ।

ਸਟੈਂਡਰਡ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਧੀਰਜ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ ਜਾਂ ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਮੈਨੂੰ ਦੱਸੋ ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਈ ਸਵਾਲ ਹਨ ਤਾਂ ਵੀ ਛੇਤੀ ਹੀ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਮਾਨਤਾ ਇੱਕ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਥੋੜ੍ਹਾ ਬਦਲ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਕਾਮੇ ਨੂੰ ਫੁੱਲ ਸਟਾਪ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ ਜਾਂ ਸੰਕੁਚਨ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ।

ਵਿਰਾਮ ਚਿੰਨ੍ਹ ਅਤੇ ਪੈਰੇ

ਬੋਲੀ ਦੀ ਪਛਾਣ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਵਿਰਾਮ ਅਤੇ ਧੁਨ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਵਿਰਾਮ ਚਿੰਨ੍ਹ ਜੋੜਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਸੰਪੂਰਨ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਕਾਮੇ, ਫੁਲ ਸਟਾਪ, ਅਤੇ ਸਵਾਲੀਆ ਚਿੰਨ੍ਹ ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸਹੀ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ। ਇੱਕ ਲਾਭਦਾਇਕ ਆਦਤ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਹਰੇਕ ਪੈਰੇ ਨੂੰ ਇੱਕ ਇਕਾਈ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਬੋਲੋ, ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਰੋਕੋ, ਅਤੇ ਫਿਰ ਅਗਲੇ ਪੈਰੇ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਕੁਦਰਤੀ ਪੈਰਾਗ੍ਰਾਫ ਬਰੇਕ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਸੂਚੀਆਂ ਲਈ, ਹਰੇਕ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਵਜੋਂ ਬੋਲੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਵਿਰਾਮ ਕਰੋ। ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਖੁਦ ਬੁਲੇਟ ਜਾਂ ਨੰਬਰ ਟਾਈਪ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇੱਕ ਲੰਬੇ ਵਾਕ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਲਿਖੀਆਂ ਸੂਚੀਆਂ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨਾ ਔਖਾ ਅਤੇ ਠੀਕ ਕਰਨਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਤੁਹਾਡੇ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਂਚ ਕੀਤੀ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ

ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਲਿਖਤ ਵਿੱਚ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਦਮ ਸਮੀਖਿਆ ਹੈ। ਪੂਰੀ ਲਿਖਤ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰ, ਹੌਲੀ-ਹੌਲੀ ਪੜ੍ਹੋ। ਹਰ ਨਾਮ, ਨੌਕਰੀ ਦੇ ਸਿਰਲੇਖ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਨਾਮ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਗਲਤ ਪਛਾਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਨੰਬਰ, ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਰਕਮ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਟੋਨ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੈ। ਇੱਕ ਸੁਨੇਹਾ ਜੋ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਪਰ ਬਹੁਤ ਆਮ ਜਾਂ ਬਹੁਤ ਰਸਮੀ ਹੈ, ਕੰਮਕਾਜੀ ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਨੁਕਸਾਨ ਪਹੁੰਚਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਉੱਚੀ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਪੜ੍ਹੋ। ਪਾਠ ਨੂੰ ਸੁਣਨ ਨਾਲ ਅਕਸਰ ਅਜੀਬ ਵਾਕਾਂਸ਼ ਅਤੇ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦਾ ਪਤਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਜੋ ਸਕ੍ਰੀਨ 'ਤੇ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਉੱਚੀ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਪੜ੍ਹਦੇ ਸਮੇਂ ਇੱਕ ਵਾਕ ਗੈਰ-ਕੁਦਰਤੀ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਲਿਖੋ।

ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਅਤੇ ਲੰਬੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼

ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਲਈ, ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਢਾਂਚੇ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਭਾਗ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਿਖੋ: ਉਦੇਸ਼, ਪਿਛੋਕੜ, ਖੋਜਾਂ, ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ਾਂ, ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕਦਮ। ਹਰ ਇੱਕ ਭਾਗ ਲਈ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਿਰਲੇਖ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ, ਡਿਕਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਟਾਈਪ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਾਕੀ ਨੂੰ ਪਰੇਸ਼ਾਨ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਹਿਲਾ ਸਕੋ, ਮਿਟਾ ਸਕੋ ਜਾਂ ਦੁਬਾਰਾ ਲਿਖ ਸਕੋ। ਹਰੇਕ ਡਿਕਸ਼ਨ ਸੈਸ਼ਨ ਨੂੰ ਇੱਕ ਭਾਗ ਜਾਂ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਇਹ ਮਾਨਤਾ ਨੂੰ ਸਹੀ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਯੋਗ ਰੱਖਦਾ ਹੈ।

ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਰਿਪੋਰਟ ਵਿੱਚ ਤਕਨੀਕੀ ਸ਼ਬਦ, ਉਤਪਾਦ ਦੇ ਨਾਮ, ਜਾਂ ਸੰਖੇਪ ਰੂਪ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਸਟਮ ਡਿਕਸ਼ਨਰੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੁਧਾਰ ਕਰਨ ਦੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਬਚਤ ਕਰੇਗਾ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਉਹਨਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਜੋ ਕਈ ਮਹੀਨਿਆਂ ਲਈ ਦੁਬਾਰਾ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।

ਇੱਕ ਟੀਮ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ

ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਸਾਂਝੇ ਕੀਤੇ ਟੈਮਪਲੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਹਰ ਵਾਰ ਸਕ੍ਰੈਚ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ। ਟੈਂਪਲੇਟ ਢਾਂਚੇ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਡਿਕਸ਼ਨ ਵੇਰਵੇ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸਾਰਾਂਸ਼ਾਂ ਲਈ, ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ ਫੈਸਲਿਆਂ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀਆਂ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖੋ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਉਹ ਤੁਹਾਡੀ ਯਾਦ ਵਿੱਚ ਅਜੇ ਵੀ ਸਪਸ਼ਟ ਹਨ।

ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਲਈ ਡਰਾਫਟ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਸਾਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਸਮੱਗਰੀ ਦੀ ਸਹਿਮਤੀ ਹੋਣ ਤੱਕ ਭਾਰੀ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਅੰਤਿਮ ਸੰਸਕਰਣ ਤਿਆਰ ਹੋਣ 'ਤੇ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਨੂੰ ਜੋੜਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਵਿਹਾਰਕ ਵਰਕਫਲੋ

ਇੱਥੇ ਇੱਕ ਵਰਕਫਲੋ ਹੈ ਜੋ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਂ ਲਈ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ. ਸਰੀਰ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ। ਸ਼ੁਭਕਾਮਨਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸਾਈਨ-ਆਫ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਲਈ ਪਾਠ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰ ਪੜ੍ਹੋ। ਸਹੀ ਨਾਮ, ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਮਿਤੀਆਂ। ਟੋਨ ਲਈ ਇਸਨੂੰ ਉੱਚੀ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਪੜ੍ਹੋ। ਫਿਰ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਈਮੇਲ ਕਲਾਇੰਟ ਜਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਕਾਪੀ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਅੰਤਮ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਹਰ ਕਦਮ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ ਕੁਝ ਮਿੰਟ ਲੱਗਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਪੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਕ੍ਰੈਚ ਤੋਂ ਉਹੀ ਸੰਦੇਸ਼ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਸੰਖੇਪ

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਛੋਟੇ ਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਬੋਲਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਾਮ, ਅੰਕੜੇ ਅਤੇ ਟੋਨ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਡਿਕਸ਼ਨ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਲਿਖਤ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਈਮੇਲਾਂ, ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸਾਰ, ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਲਈ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਮੀਖਿਆ ਕਦਮ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ, ਇਸਲਈ ਇਸਨੂੰ ਹਰ ਸੈਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਬਣਾਓ।

ਆਪਣੀ ਅਗਲੀ ਈਮੇਲ 'ਤੇ ਇਸਨੂੰ ਅਜ਼ਮਾਉਣ ਲਈ, ਟੈਕਸਟ ਟੂਲ ਲਈ ਭਾਸ਼ਣ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਮੁੱਖ ਸੁਨੇਹਾ ਲਿਖੋ, ਫਿਰ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।